Деловой этикет основные правила

Правила отношений руководителя и секретаря

Этикет секретаря руководителя предполагает четкое представление о структуре предприятия и возможность осуществлять свою трудовую деятельность без участия руководителя. Помощник должен четко знать свои полномочия и уметь их выполнять.

Обращаться к руководству можно только уважительно на «Вы», не допуская фамильярности и других вольностей. При этом не лишним будет проявлять немного внимания в отношении руководителя и обеспечивать ему комфортные условия работы, например, подать чашку любимого кофе в начале рабочего дня.

Секретарь должен знать о всех профессиональных привычках и особенностях руководителя, а помощник еще и о личной жизни босса.

Соблюдение конфиденциальности и недопустимость критики в адрес шефа – качества настоящего профессионала. Неверно обсуждать ошибки руководства с коллегами и высказывать свое личное мнение на этот счет.

Функции служебного этикета — зачем он необходим

Служебный этикет является важным аспектом в деятельности многих компаний и организаций и позволяет им решать широкий спектр важных задач в рамках управления персоналом. К основным функциям служебного этикета можно отнести следующие задачи, решение которых достигается при его использовании:

Обеспечение эффективного управления персоналом. Служебный этикет во многом устанавливает иерархические принципы взаимодействия работников и обеспечивает точный порядок взаимодействия сотрудников разного уровня на предприятии. При этом сам по себе служебный этикет хоть и касается в первую очередь нематериальных вопросов служебных взаимоотношений, но как следствие приводит к улучшению эффективности деятельности руководителей.
Установление авторитета руководителей. За счет определенных правил этикета в организации дополнительно возникают стимулы для установления и поддержания авторитета руководства, что фактически обеспечивает более эффективное управление персоналом.
Предотвращение злоупотреблений со стороны руководства. Служебный этикет не только обязывает сотрудников уважительно относиться к руководителям, но также регламентирует правила взаимоотношений руководителей и подчиненных, гарантируя последним возможность трудиться в адекватных условиях и не подвергаться каким-либо несправедливым унижениям и чрезмерному давлению.
Улучшение психологического микроклимата в коллективе. За счет четко установленных правил и принципов этикета в компании улучшается психологический микроклимат в коллективе и снижается уровень стресса у сотрудников при взаимодействии друг с другом, что также оказывает прямое влияние и на общую эффективность ведения деятельности.
Развитие лояльности к бренду и компании. Наличие определенных принципов служебной этики и этикета повышает лояльность к компании и бренду со стороны сотрудников и позволяет им гордиться своей принадлежностью к организации. В свою очередь высокая лояльность работников влияет на текучесть кадров и в целом эффективность деятельности компании.
Снижение ущерба. Так как служебный этикет рассматривает не только взаимоотношения между людьми, но также и отношение работников к имуществу компании и её репутации, его эффективное использование может снизить расходы компании от действий сотрудников, которые могли бы причинить определенный ущерб собственности.
Возможность дополнительного контроля работников. В большинстве случаев принципы и правила служебного этикета устанавливаются в компании или организации в качестве обязательных для соблюдения нормативов, что предполагает возможность дополнительного контроля работников и использования в их отношении поощрений либо дисциплинарных взысканий за нарушение действующих правил.

Умение держаться

Умение правильно держаться — это такой же способ проявлять уважение к окружающим людям, как опрятная одежда, вежливое обращение в разговоре, тактичность.

Иногда человек ведет себя неестественно и при этом многое теряет в глазах окружающих. Быть естественным -одно из главных условий делового человека, так как попытка выглядеть иначе со стороны очень заметна.

Жесты и движения являются частью имиджа. Нередко именно они выдают истинное настроение или характер человека, даже когда сам он этого не желает.

Бизнесменам, стремящимся произвести хорошее впечатление на окружающих, стоит обратить внимание на следующие рекомендации:

Движения не должны быть резкими и быстрыми. Не нужно при разговоре опускать надолго глаза или сидеть в свободной позе. Расслабиться можно в часы досуга, но в рабочее время подтянутость — неотъемлемая черта делового человека.
Если вы находитесь среди людей, которые старше вас, то в манере держаться стоит быть более собранным, более тактичным, чем среди людей вашего возраста.
Походка не должна быть вялой. Но не стоит и размахивать руками, делать широкие шаги. Наилучший вариант -размеренные движения, прямая осанка.
Сидя на стуле, не нужно раскачиваться, садиться на край; не рекомендуется облокачиваться на стол. Садиться и вставать следует бесшумно. Стул не двигают по полу, а перемещают, взявшись за спинку.
Привычки машинально раскачивать ногой, ерзать на стуле, периодически постукивать по его ножке каблуком относятся к разряду «неудобных». Это может быть воспринято как нежелание продолжать разговор.
Беседуя, сидеть лучше всего прямо, не наклоняясь и не откидываясь назад. Наиболее приемлемая для деловой женщины поза: колени вместе, ступни одна возле другой, голень повернута немного наискосок. Подпирать голову рукой при разговоре некрасиво — это может означать скуку или усталость.
Скрещивание рук на груди в принципе допустимо, но этот жест может восприниматься собеседником как недовольство или желание прекратить разговор.
Поднятые плечи или втянутая голова означают напряженность, производят впечатление замкнутости.
Для расположения к себе собеседника нужно склонить набок голову — это создает впечатление, что человек внимательно слушает.
Не стоит делать то, что может расцениваться как затягивание времени в разговоре (закуривать сигарету, протирать стекла очков), — это выглядит попыткой уйти от ответа.
Раздавать всем подряд визитные карточки — дурной тон. Существуют определенные требования и к их оформлению. В центре карточки пишется титул, звание, должность, а затем фамилия и имя. Слева внизу располагается адрес и наименование вашего учреждения, а также факс и номер телефона. Справа внизу — ваш домашний адрес и номер телефона. Еще несколько лет назад визитные карточки могли быть выполнены в ярких тонах. Современная мода рекомендует вернуться к традиционному белому или пастельному цвету.

Недопустимые ошибки секретарей

Профессиональный секретарь должен:

не обсуждать начальство;
не задавать лишних вопросов коллегам, которые не относятся к работе;
не рассказывать окружающим о своих личных проблемах;
не интересоваться уровнем заработной платы сотрудников (если секретарь обладает данной информацией, ее нельзя распространять);
не вносить исправления в документы коллег, если такое задание не поступало от начальства;
не флиртовать на рабочем месте;
не нарушать дедлайн.

В кабинет начальника секретарь может заходить без стука, но должен спросить разрешения на вход. Без уважительной причины нельзя отлучаться с рабочего места.

Не только соблюдение правил этикета позволит предотвратить появление ошибок. Поэтому, если собеседование на должность секретаря прошло положительно, следует сразу обсудить все нюансы профессии с работодателем.

Что это такое?

Этикет в России стал более жестко регулироваться и повсеместно внедряться еще при Петре I. В начале 18 века в нашей стране стали перенимать правила поведения с запада. Долгое время был поиск компромисса и внедрение подходящих для менталитета наших сограждан правил. Со временем этикет стал разделяться на светский, военный, религиозный и служебный.

Служебный этикет – это правила поведения в коллективе, которые выражаются в выполнении определенных требований профессионального общения в конкретной организации. Это наиболее часто встречающее определение или понятие делового этикета.

Этика и этикет

Деловая и профессиональная жизнь нуждается в организации и упорядоченности.

Общение в сфере бизнеса регламентирует деловой этикет. Он призван организовать взаимодействие и поведение людей на работе, при выполнении ими служебных обязанностей.

Существует множество видов этикета: повседневный, дипломатический, воинский, гостевой и другие.

Деловой этикет – одна из составляющих этики. Без знания правил делового этикета невозможно добиться успеха в выбранной сфере деятельности.

Соблюдение всех правил и норм общения в профессиональной среде гарантирует уважение и авторитет среди коллег. Правильный выбор, уместность и своевременность слова, жеста, позы, другого этического знака раскрывает деловые и личные качества человека с лучшей стороны.

Правила делового этикета необходимо соблюдать, так как они:

способствуют формированию положительного имиджа;
благоприятствуют успешному ведению переговоров, деловых встреч;
подстраховка в случае форс-мажора, неловких моментов;
дают возможность более успешного и быстрого достижения целей.

Нарушение общепринятых правил предпринимательства и ведения бизнеса делает его неуспешным. Неэтичным предпринимателям не удается утвердиться на рынке.

В этикет входят универсальные общечеловеческие морально-этические нормы:

почтительное уважение к старшим;
помощь женщине;
честь и достоинство;
скромность;
толерантность;
благожелательность и другие.

Концепция делового этикета

Современный деловой этикет — это свод правил поведения, принятых в деловой среде, и в нем нет ничего лишнего, ничего, что могло бы повлиять на бизнес. Напротив, деловой этикет — это инструмент, повышающий эффективность коммуникации, создающий партнерские отношения и эмоциональный комфорт.

Этикет основан на уважении к людям. Он возник как придворная церемония во время правления французского короля Людовика XIV (1638-1715). Его царствование было расцветом французского абсолютизма. Людовику XIV мы обязаны именем «этикет».

;

На приемах во дворце Людовик XIV вручал гостям открытки с письменными правилами поведения. От названия «карты» — на этикетке появилось слово «этикетка».

Родившийся в Версале в 16 веке, он начал распространяться по всему миру и проник во все языки без перевода и специальных комментариев.

Этикетка регулирует то, что является приемлемым и допустимым в конкретном обществе или группе людей, а что нет. В отличие от моральных норм, это своего рода неписаное человеческое согласие.

Этикет предполагает, что нужно говорить правду и быть вежливым. В этикете сказано, что имущество казначейства не должно использоваться в ненадлежащих целях. Незнание этикета, неуклюжесть, уверенность в себе препятствуют развитию разговоров в правильном направлении, ограничивают инициативу и тормозят человеческое поведение в любой среде.

Правила делового этикета помогают объединить экономические и финансовые интересы предпринимателей, помогают в налаживании деловых отношений с иностранными партнерами. Знание делового этикета является основой предпринимательского успеха.

По словам Д. Карнеги: «Успех человека в его финансовых делах зависит на пятнадцать процентов от его профессиональных знаний и на восемьдесят пять процентов от его способности общаться с людьми».

Этикет в деловом поведении экономически выгоден. Многие успешные компании требуют от своих сотрудников безупречных деловых манер для развития своего уникального фирменного стиля. Таким образом, они создают конкурентное преимущество, которое отличает их в глазах клиентов и партнеров.

В цивилизованном мире деловой этикет считается экономической категорией. Когда это наблюдается всеми сотрудниками компании на всех уровнях, в коллективе создается дружеская, приятная атмосфера, улучшается психологический климат, уменьшается количество конфликтов, повышается производительность труда, рабочее время используется более рационально и т.д.

Цена некультуры и грубости может быть рассчитана и выражена в деньгах.

;

Существует также известная аксиома менеджмента: только удовлетворенный внутренний заказчик может создать удовлетворенного внешнего заказчика.

Другими словами, если внутри компании сотрудники (внутренние клиенты) не соблюдают деловой этикет, если босс не считает необходимым показывать хорошие деловые манеры, а сотрудники не удовлетворены стилем управления и качеством диалога в коллективе, то неудивительно, что такие недовольные внутренние клиенты проявляют холодность, равнодушие, а иногда и грубость по отношению к внешним клиентам.

Необходимо обучать хорошим деловым манерам сотрудников на всех иерархических уровнях компании. Бессмысленно обучать только менеджеров и предполагать, что они придут на работу после обучающего семинара и передадут новые знания своим подчиненным.

Знание делового этикета и умение вести себя культурно — основа предпринимательского успеха.

Специфика служебного этикета в ОВД

Специфика служебного этикета сотрудников ОВД вытекает из специфики их профессиональной деятельности. Каждый из них облечён государственной властью, каждый от имени государства охраняет правопорядок и, при его нарушении, имеет право применить к нарушителям принудительные санкции.

Выражение «честь мундира» имеет прямое отношение к сотрудникам полиции. Их форма – тоже своего рода атрибут государственной власти. Именно поэтому, полицейский обязан подогнать форму по фигуре, регулярно её чистить и приводить в порядок. Форма обязывает следить за аккуратностью причёски, чистотой обуви, подобранными в тон аксессуарами. В форме не посещают увеселительные заведения, не распивают спиртных напитков. А вот при общении с гражданами прикладывают руку к головному убору, чётко представляя себя и называя причину обращения или задавая вопрос: «Чем могу помочь?».

Особенности этики общения в бизнес-среде

В бизнес-среде недостаточно быть просто воспитанным, культурным, вежливым человеком. Деловой этикет имеет ряд особенностей и отличий. Правила делового этикета требуют строгости и точности в исполнении.

Особенности этики общения в организации определены спецификой экономической сферы жизни людей и традициями, сложившимися в культурной среде.

Основы делового этикета – общие принципы культуры поведения в корпоративной среде:

Вежливость

;

Тон общения с коллегами, партнерами, клиентами всегда доброжелательный, приветливый. Безупречная улыбка – визитная карточка успешного в бизнесе человека. Вежливость помогает повысить прибыльность предприятия, сохранить хорошие отношения с партнерами и клиентами. Нервозность, раздражительность и паника правила делового этикета исключают.

Корректность

В корпоративной среде не принято быть грубым и невнимательным даже по отношению к нечестному партнеру. Необходимо уметь держать себя в руках, сдерживать эмоции и регулировать поведение усилием воли.

Тактичность

Деловые люди не забывают про чувство меры и такта во взаимоотношениях с людьми. Предусмотрительно избегают неловких, негативных, неприемлемых тем в разговоре.

Деликатность

Деликатность предполагает мягкость, плавность, гибкость, витиеватость речи. Принято говорить комплименты, не переходящие в лесть и лицемерие.

Скромность

Способность вести себя скромно характеризует человека как воспитанного, выгодно подчеркивает его деловые и личные качества. Скромный специалист и профессионал своего дела воспринимается как уравновешенная, гармоничная, целостная, зрелая личность.

Обязательность

;

Если работник или руководитель взял на себя обязанность, дал обещание, он должен его сдержать. То, насколько руководитель или сотрудник организации обязателен, может рассказать об его умении анализировать, прогнозировать, оценивать обстановку, силы, возможности.

Пунктуальность

В среде бизнеса считается неприличным быть неточным во времени, не уметь им правильно распоряжаться, ведь это признак того, что человек не ценит ни свое, ни чужое время

Например, ожидание важной встречи дольше пяти минут правила делового этикета определяют как грубое нарушение. Время особенно ценно в бизнесе

Основные правила

Надо ли стучаться в служебный кабинет по этикету? Если вы заходите в служебное помещение, стучаться не нужно, иначе вы можете поставить сотрудников, находящихся за дверью, в неловкое положение. Стук покажет ваши подозрения, что они могут решать личные проблемы вместо рабочих. Стучать не следует, однако без разрешения входить нельзя. Откройте дверь, войдите в помещение и спросите, можно ли пройти. Не нужно выглядывать из-за двери. Если вам разрешили, проходите дальше. Если вы заходите к начальнику в личный кабинет, разрешения нужно спрашивать у его секретаря. Иногда начальники высказывают пожелания, чтобы подчиненные не входили к нему в кабинет, не предупредив стуком в дверь.

Сотрудники должны тщательно выбирать темы для разговоров, не этично обсуждать друг друга за спиной и «перемывать косточки» руководителю.

Не сушите зонт в расправленном виде посреди кабинета. Найдите укромное место, где он никому не будет мешать, а лучше повесьте его на вешалку, предварительно удостоверившись, что он не закапает ничьи вещи.

Воспитанные люди не проходят в офис в верхней одежде, не кладут ее на стол и не вешают на спинку стула. Всю верхнюю одежду нужно оставлять в гардеробе. Исключение – вы заскочили на три минуты по срочному делу.

Служебная этика и служебный этикет — что это такое

Необходимость установления определенных правил этичного взаимоотношения во время работы человечество осознало еще в древности. И служебную этику в целом можно назвать базовым понятием, на основании которого возникла в итоге профессиональная этика.

Сейчас в современном бизнесе и управлении персоналом под служебной этикой понимают совокупность общепринятых правил, нормативов и принципов поведения персонала во время осуществления им рабочей деятельности в рамках взаимодействия внутри компании. Таким образом, служебная этика является одним из наиболее широких понятий в сфере профессиональной этики, ведь она применима к любому виду деятельности сотрудника и актуальна на любом предприятии.

Особое значение служебная этика и этикет имеют в отношении деятельности государственных служащих, как особой категории граждан, обличенных определенными правами и олицетворяющими государственную власть. Именно поэтому часто в отношении служебного этикета госслужащих могут устанавливаться особые требования к поведению на рабочем месте.

В целом сейчас служебная этика рассматривает несколько основных аспектов взаимодействия между разными категориями работников и служащих. Так, в основном ее применение касается следующих аспектов трудовых и служебных взаимоотношений:

Под служебным этикетом, в свою очередь, подразумевается конкретные правила, которым необходимо следовать во время исполнения своих рабочих обязанностей. То есть, в то время как служебная этика является глобальным понятием, служебный этикет — это свод практически применимых правил и норм, которым необходимо следовать рабочему или служащему во время своей профессиональной деятельности.

Первый контакт

Общение на работе разительно отличается от общения внутри семьи или среди друзей. Зачастую новички не знают о чем говорить с новоявленными коллегами, как обращаться к ним за помощью или как правильно отказать в неудобной просьбе. Не стоит обсуждать личные проблемы и дела свое семьи до тех пор, пока вы не узнаете лучше человека, с которым работаете. Оптимальным выходом из этой ситуации будет разговор на общие, отвлеченные темы (погода, новости и т.д.) или же профессиональные темы

Обратите внимание, какая форма общения принята в коллективе и придерживайтесь ее. Если в организации принято обращаться ко всем сотрудникам по имени и на «ты» – соблюдайте это правило, как бы неловко вам не было вначале

В последнее время, в России становится популярной идея тимбилдинга или другими словами – сплочения команды. В таком случае, даже общение с руководством может носить непривычный характер – обращение по имени, совместные перекусы, встречи в неформальное обстановке, командные соревнования и многое другое.

Дизайн и стиль делового помещения

В настоящее время, служебное помещение принято не только делать эффективным и функциональным, но и создавать благоприятную для работы атмосферу.
Это достигается с помощью косметического ремонта, согласно которому стены в офисе принято красить или обклеивать обоями светлых, ненавязчивых тонов.
Обычно, дизайнеры выбирают бежевые, серые тона и другие светлые оттенки.

На пол зачастую кладется плитка. Паркет и ламинат — это дорогостоящее напольное покрытие. Для офисных помещений, в которых всегда бурлит жизнь, выбирают более износостойкое покрытие. Линолеум встречается очень редко. Среди специалистов по дизайну, он пользуется плохой славой и чаще считается признаком плохого вкуса.
Офисы могут быть украшены картинами, эстампами, гравюрами, но с одной оговоркой — их содержание не должно быть агрессивным или провокационным. Если есть желание облагородить помещение картинами предпочтительнее выбрать натюрморты, пейзажи и иные спокойные и уравновешенные картины.
Однако, чаще украшением для стен выступают дипломы, лицензии, награды и иные документальные подтверждения квалификации специалистов компании и ее компетенции.

Помните, что от внешнего вида и эргономичности офисного помещения зависит производительность работы сотрудников и показатель уровня статуса компании. Забота о рабочем месте — это залог успешного сотрудничества с партнерами и гарантия реальных результатов работы.