Деловая коммуникация: понятие, виды и особенности

Разновидности стилей ведения диалога

Стили общения бывают разными, и для каждой отдельной ситуации выбирается наиболее подходящий, как по поведению, так и по взаимодействию. Для любой ситуации человеку свойственно «подавать» себя по-разному. Но при неадекватной самоподаче, диалог становится затруднительным.

Чтобы внести кое-какую ясность в этот вопрос, психологи предложили описания четырех стилей взаимодействий, которые состоят из:

1. Ритуального. Он зависит от культуры, в которой суждено жить человеку. Это могут быть приветствия и вопросы, задаваемые во время встречи, а также ответы.
2. Императивного. Он является авторитарным, директивным способом коммуникаций. Императивным стилем достигается контроль поведения собеседника, подминаются под себя его установки, либо же его принуждают совершить определенные действия и принять решения. Это достигается за счет приказов, предписаний и требований. Обычно императивный стиль используется в армии, в отношениях между начальниками и подчиненными, а также в работе с экстремальными условиями.
3. Манипулятивного. Если в императивном стиле все предельно ясно и открыто, то в манипулятивном собеседник оказывает скрытное влияние. Зато цель остается прежней: взять под свой контроль поведение и мысли оппонента.
4. Гуманистического. Этот способ обладает всеми разновидностями ведения диалога. Здесь уже идет равноправная коммуникация, целью которой является достижение взаимного познания и самопознания. Здесь нет места императиву, и достигается глубокое взаимопонимание.

Агрессия (директивный стиль)

Традиционно считается, что проявлять агрессию плохо. Детей учат разрешать конфликты мирно, без драк

На семинарах для руководителей ведущие обычно акцентируют внимание на необходимости уважительного отношения к подчиненным

Действительно, агрессивность нежелательна и даже вредна в первую очередь для самого инициатора агрессии. Когда мы «нападаем» на другого человека, надпочечники выбрасывают в кровь адреналин и организм переходит в боевое состояние. Боец-спортсмен, получив такой толчок, должен был бы наброситься на оппонента и лишить его жизни или как минимум покалечить. Но мы не на поле боя и даже не на боксерском ринге, поэтому «разрядиться», отправив ненавистного коллегу в нокаут, не можем. Зато агрессивность ударяет по нашему организму: повышается давление, учащается сердцебиение.

Но, с другой стороны, бывают ситуации, когда «включить» природную агрессию нужно. Существуют категории людей, с которыми по-другому нельзя. К примеру, с откровенными саботажниками, которые под разными предлогами увиливают от заданий. Конечно, таких лучше всего увольнять. А если не получается? Если нет достойных кандидатур да и не время: «горит» план, все в отпусках? Иногда есть смысл «запугать» такого человека, например, повысив на него голос. И это может сработать.

Пример 2. Тренинг-менеджеру торговой компании Вадиму Е. нужно было организовать тренинг для торгового персонала. За учебное помещение отвечал руководитель АХО Семен В., он должен был организовать там уборку, а потом передать ключи. Каково же было удивление Вадима, когда, придя в день тренинга в комнату, он обнаружил там беспорядок! Он позвонил Семену, но тот с неохотой ответил, что ничего не знает и вообще это не его дело. Тогда Вадим очень громко и с угрозой в голосе предупредил, что если сию же минуту не начнется работа по подготовке помещения, то он напишет докладную записку директору и приложит все усилия, чтобы Семена уволили.

Ситуация быстро разрешилась. Семен приехал с уборщицей и грузчиком, и через час комната для тренинга была готова.

Кстати, агрессия незаменима и оправдана, когда надо пресечь наглое или опасное поведение. Когда нас откровенно и цинично используют, обманывают, можно и нужно продемонстрировать голосом, мимикой, позой свое недовольство и готовность дать отпор.

Но, применяя агрессивный способ общения, нужно помнить о следующих правилах:

1. Агрессию надо применять только тогда, когда без этого не обойтись. Лучше не использовать данный стиль общения.
2. Нужно осознавать последствия агрессивного «выпада». Агрессия в любом случае порождает ответную агрессию. Если «обиженный» не может ответить «обидчику» сразу, то он затаит злобу, будет мстить. Так что, начиная «войну» против коллеги, нужно отдавать себе отчет, что оппонент обязательно ответит.
3. Агрессивное воздействие должно быть как можно более коротким.
4. Нельзя унижать другого человека. Мы можем извинить боль и даже несправедливость, но унижение простить сложно. Это относится, например, к случаям, когда агрессор действует в присутствии других людей. Наказывать нужно только индивидуально.
5. Нельзя «добивать». Бывает, что руководитель, дав взбучку на совещании, заходится в экстазе и продолжает с наслаждением нападать на подчиненных, критикуя их работу. Это совершенно глупое занятие. Конечно, недалекий и не уважающий себя человек может получить извращенное удовольствие от наблюдения растерянных лиц других людей. Но общему делу это никак не помогает.

И самое главное. К агрессивному стилю привыкают и даже наслаждаются им, превращаясь в эдаких корпоративных монстров, о которых рассказывают «страшилки» целые поколения сотрудников. Это очень опасная и вредная привычка. Hr-ам однозначно не рекомендуется использовать агрессивную форму поведения постоянно.

Виды современного делового общения

Деловое общение, его виды и формы – это многогранный процесс, подразумевающий под собой много разновидностей. Одна из его специфических особенностей – регламентированность, т. е. следование определенным правилам и нормам. Они могут быть как официально задокументированны, так и носить характер неписаных требований.

Среди большого разнообразия видов делового общения следует выделить:

1. Устные виды. Разговор, беседа, переговоры, совещание, выступление перед коллегами, рекламное обращение, пресс-конференция, телефонный разговор.
2. Письменные виды. Деловая переписка между партнерами и конкурентами, приказы и распоряжения руководства, служебные записки от подчиненных, договоры, акты.

Любой из видов делового общения важен для успешного развития бизнеса. Каждый специалист организации, занятый на должностях, связанных с внешней и внутренней коммуникацией, должен знать виды общения и владеть ими.

Неформальный стиль

Чаще всего неформальный английский можно услышать в молодежных тусовках на улице. Также его использует на просторах интернета, в мессенджерах и т.п.

Для неформального английского языка характерно:

Использование сленга и идиом

При неформальном стиле общения часто используются «яркие» слова и выражения, призванные увеличить эмоциональность и экспрессивность. Иногда заменяется смысл общеизвестных слов, рождаются новые слова и выражения.

Краткость

В разговорной речи используются простые короткие фразы. Ответы на вопросы односложные, прямые, по существу. Не приветствуются длинные развернутые предложения, так как это утомляет собеседника. Чем проще и короче фраза, тем лучше.

Фразовые глаголы

Беседа с приятелями позволяет творчески подходить к составлению фраз. Применение фразовых глаголов позволяет обогатить речь, сделать ее ярче и живее.

Для уверенного владения языком обязательно знание распространенных фразовых глаголов.

Сокращение и использование разговорных форм слов

При использовании неформального английского, например, в онлайн-чате уместны разговорные формы слов и сокращения: I’ve (I have), won’t (will not), ain’t (do not) и т.п.

Использование модных слов

Тем, кто не является носителем языка, непросто научиться общаться неформально, потому что учебные заведения и курсы преподают, в основном, классический английский. Людей не обучают сленгу и специфическим разговорным выражениям.

Для овладения неформальным английским рекомендуется просмотр современных видео, сериалов, фильмов на оригинальном языке. Можно слушать музыку англоговорящих исполнителей. Это поможет отслеживать текущие словарные «тренды».

Принципы общения

Результат успешных переговоров зависит от того, насколько будет создана атмосфера. Партнеры должны максимально комфортно чувствовать себя во время общения. Этому способствует знание основных принципов делового общения, которых рекомендуется придерживаться.

Контроль над ситуацией

Необходимо, чтобы каждый участник общения контролировал свои эмоции. Они могут за секунду разрушить отношения, которые были построены очень давно. Нельзя реагировать на человека даже, если он повел себя несдержанно. Бизнес и эмоции — это несовместимые вещи.

Умение слышать своего собеседника

Очень важно, чтобы партнёры могли слышать друг друга и внимательно относились к мнению оппонента. Недопустимо, чтобы один из участников говорил только о своих интересах, не учитывая другие

Принципы общения

Такое общение не принесёт никаких положительных результатов.

Умение сосредоточиться на главном

В процессе беседы важно сконцентрировать внимание. Это необходимо, чтобы в период общения не ускользнул важный момент. Грамотный специалист умеет заострить внимание людей на теме, когда увидит, что партнеры перестали его слушать и вникать в обсуждение

Грамотный специалист умеет заострить внимание людей на теме, когда увидит, что партнеры перестали его слушать и вникать в обсуждение.

Умение отделять личные отношения от бизнеса

Никогда нельзя в деловой беседе смешивать личные отношения к своему собеседнику с рабочими моментами. В период взаимодействия с партнерами нужно забыть о симпатиях и антипатиях. Часто случается, что оппонент не очень приятный человек, но он может быть полезен для развития бизнеса.

Это основные принципы делового общения, которые должен знать каждый специалист, чтобы вести правильные переговоры и создать хорошую деловую репутацию для себя.

Требования, предъявляемые к совещаниям

Существуют этические правила делового общения, предъявляемые к совещаниям. Они регулируют взаимоотношения между его участниками, а также между подчиненными и начальством. Например, со стороны начальника этически оправданным будет приглашение на совещание, на котором предполагается решить важный вопрос, его участников не через секретаршу по телефону, а в личном общении или письменно. Уважение к аудитории также проявляется в создании некоторого, хотя бы минимального комфорта. Помещение, как гласят правила делового общения, следует подобрать в соответствии с числом участников, обеспечить его проветриваемость, необходимое освещение, возможность записать важную информацию и т.д.

Главный элемент совещания или собрания — дискуссия по некоторым вопросам, основной целью которой является поиск истины. Лишь в том случае дискуссия эффективна, если она проводится с соблюдением в процессе делового общения норм поведения, этически ориентированных. Этикет делового общения предполагает необходимость уважения чужого мнения, даже если оно кажется на первый взгляд абсурдным

Для того чтобы его понять, нужно набраться терпения, выслушать его, мобилизовав внимание. Этикет делового общения советует также придерживаться лишь предмета спора

Нельзя превращать в конфликт дискуссию. Нужно искать в споре точки сближения суждений и мнений, стремиться найти общие решения. Это не значит, что от своего мнения нужно отказаться, если вы уверены в собственной правоте. Тем не менее полезно подвергать правоту своей позиции сомнению. Нельзя использовать в любой, даже самой острой дискуссии, безапеляционные заявления (например, «глупости говорите», «это ерунда», «это неверно») и бранные слова. Язык делового общения должен исключить все это. Сарказм и ирония допускаются, однако употреблять их следует, не унижая и не оскорбляя оппонентов. Факты, а также их добросовестная интерпретация, являются главным оружием в дискуссии.

Нужно уметь признавать собственную неправоту. Деловое общение — это сфера, в которой также следует проявлять благородство. Если оппоненты потерпели в дискуссии поражение, им нужно предоставить возможность спасти репутацию. По поводу их поражения злорадствовать не стоит.

Изучение стилей общения

При изучении приемов коммуникации нужно знать, что стиль общения сам по себе и стиль общения в какой-либо ситуации – это разные понятия. Если не учесть особенности характера человека и характеристику ситуации, в которой он оказался, то объяснение будет просто бессмысленным. Есть большое количество методов изучения стилей общения. К примеру, А.В. Петровский создал систему педагогического взаимодействия, состоящую из двух компонентов. Она была названа стилем педагогического общения.

В 1938 году впервые было уделено внимание стилям общения. Немецкий психолог Курт Левин провел исследование и вывел классификацию отношений между людьми, которые управляют, и людьми, которые вынуждены подчиняться

Впоследствии она стала общепринятой и действует до сих пор. Его стили педагогического общения включают в себя:

• авторитарный;
• демократический;
• либеральный.

Формы делового общения

Формы делового общения – требования профессиональных ситуаций, к которым относят:

Беседу – обсуждение на уровне устного выражения мыслей и идей. Обсуждение насущных проблем, задач, уточнение нюансов и пр.
Публичное выступление – оповещение некой информации одним субъектом целой группе лиц. Здесь не идет обсуждение темы, а скорее информирование на какую-то тему.
Деловую переписку — письменная передача информации. Осуществляется внутри организации, для организации и между предприятиями.
Переговоры – объединение усилий с партнерами, которые занимают одинаковую позицию с человеком

Здесь решаются задачи и принимаются решения, подписываются договора о взаимовыгодном сотрудничестве.
Пресс-конференцию – встреча представителя фирмы с работниками СМИ для оповещения актуальной и важной информации.
Совещание – выбор определенной группы людей (из коллектива, руководящего состава) для решения проблем, постановки новых задач, изменения стратегии и т. д

И пр.

Каждая форма делового общения предполагает свой набор этикета, правил, норм и прочего. Нередко в ходе делового разговора возникают разногласия. Если люди отходят от правил делового общения, тогда их встреча не приводит к желаемым результатам.

Публичный речевой контакт

Рассмотрение понятия и видов речевого общения обязывает уделить внимание разделению всех случаев на публичные и массовые. Первое предполагает монолог

Именно в такой форме строятся лекции в университетах или собрания. Речь участника должна иметь четкую структуру, ведь основная идея мероприятия – достичь некоторой заранее оговоренной цели, ради которой люди и собираются в выбранном месте. Не имея структуры, речь вряд ли будет значимым помощником в деле достижения поставленных целей. Публичный формат – это содержательное высказывание с конкретной целью. Для публичного формата уровень ответственности оценивается как более высокий.

Публичный вид речевого общения людей возможен в устной, письменной форме. Первый тип – выступления на стадионах и в рамках различных мероприятий, второй – публикации в печатных изданиях, что и обусловило их наименование – средства массовой коммуникации. При таком взаимодействии у адресата информации нет конкретного лица, а говорящий формирует для себя общее представление о том, кем является внимающий ему человек.

Стили общения с точки зрения психологии

Психология всегда занималась проблемами взаимодействия людей между собой. По мнению психологов, стиль общения обусловлен возможностью человека выбирать те или иные средства поведения в определенной ситуации. Они разделили стили общения на три категории:

• гибкий;
• ригидный;
• переходный.

При гибком стиле человек хорошо ориентируется в обществе, он может адекватно расценить, кто перед ним, быстро понять, о чем идет речь и даже догадаться об эмоциональном состоянии собеседника. При ригидном стиле человек не может быстро проанализировать не только свое поведение, но и поведение собеседника. Он плохо владеет собой и не всегда может выбрать подходящий способ поведения и общения. При переходном стиле у человека присутствуют признаки из двух вышеназванных стилей. Он не до конца понимает, что происходит вокруг него, с кем общается и какой способ взаимодействия лучше выбрать.

Свежие записи

• Особенности психологии как науки и ее задачи
• Общее понятие об интеллекте
• Общая характеристика мотивационной сферы человека
• Диагностика избирательности внимания
• Конфликты как борьба животных за жизненные ресурсы
• Предмет и метод педагогической конфликтологии
• Социальная экология – наука и учебный предмет в профессиональной подготовке специалистов социальной работы
• Анализ конкретных случаев терапии
• Развитие отечественной психологии в 19 в
• Основные принципы и методы управленческой психологии 2
• Совладание с трудными жизненными ситуациями
• Методические указания для проведения практических занятий по разделам 1–3 дисциплины «Психология»
• по курсу «Психология» 2
• Психиатрия — Билеты с ответами
• Психология профессионализма. 2011/12

Этапы взаимодействия при деловом общении

Для того чтобы общение происходило беспроблемно, оно должно включать в себя следующие этапы.

1. Знакомство (установка контакта). Оно предполагает представление другому человеку себя, понимание другого.

2. Ориентировка в конкретной ситуации общения, выдержка паузы, осмысление происходящего. Психология делового общения немыслима без этого требования.

3. Обсуждение интересующей проблемы.

4. Ее решение.

5. Выход из контакта (завершение его).

Следует отметить, что служебные контакты должны строиться на партнерских началах. Они должны исходить из взаимных потребностей и запросов, из интересов дела. Такое сотрудничество, бесспорно, повышает творческую и трудовую активность. Культура делового общения является важным фактором, способствующим процессу производства и успешному бизнесу.

Что такое кодекс профессиональной этики

Профессиональные кодексы являются системой этических правил, ценностей и принципов, которые должны соблюдаться всеми работниками компании в своей профессиональной деятельности. Разработка кодексов в организации предполагает два возможных варианта:

• разработка кодексов в целом для всей компании, включая общие этические правила в отношении руководства и всех исполнителей;
• возможно создание кодексов под конкретные функциональные подразделения, при этом учитывая состав сотрудников, специфику деятельности, наличие этических проблем в коллективе.

Чтобы эффективно внедрить ценности и нормы, прописанные в этических кодексах, предполагается разработка дисциплинарных мер с утверждением наказания при их нарушении. Доводится сформированная система всем работникам. Они после ознакомления документа должны расписаться в документах.

В основе любых правил лежит здравый смысл

Ирина Денисова, Тренер-консультант, эксперт в области деловой культуры Москва

Сейчас в работе многих компаний действуют этические кодексы  содержанием правил корпоративного этикета и деловых отношений. На практике же традиционные этические правила и корпоративные стандарты порой друг другу противоречат. Руководитель может сформировать личный этический кодекс для деловых отношений с подчиненными. Главное правило – помнить, что правила деловых отношений должны основываться на здравом смысле, конфессиональном и этническом сознании, этики деловых отношений, национальных традициях и эмоциональном интеллекте.

Структура этического кодекса

• вводные положения – для чего предназначается этический кодекс организации, какие отношения будет регулировать;
• основные правила;
• отношение к заказчикам;
• отношение сотрудника к компании;
• взаимоотношения между сотрудниками  — принципы разрешения конфликтных ситуаций в коллективе и пр.;
• отношение компании к персоналу;
• заключительные положения – порядок ознакомления работников организации с этическим кодексом и пр.

Как контролировать соблюдение этического кодекса

Этика не регулируется на законодательном уровне. При управлении значительным коллективом гендиректор не может контролировать соблюдение принципов этического кодекса, либо следить за работой каждого сотрудника. Однако для соблюдения принципов утвержденного этического кодекса служба персонала должна организовать обсуждение корпоративных этических норм в коллективе – за счет анонимных опросов, фокус-групп, дискуссий на интернет-форумах. Распространенным способом стал и метод тайного покупателя.

Для чего компании нужен этический кодекс

Говорит Генеральный Директор

Александр Свириденко, Управляющий директор компании FancoLtd., Москва

В иностранных компаниях смогли убедиться в важности этического кодекса, но у нас пока этот вопрос не удостоен столь широкого признания. Пока этот метод в нашей стране перенимают в основном представители крупного бизнеса, но затем ожидается интеграция цивилизованных принципов деятельности для малого и среднего бизнеса

Надеюсь, что стимулировать наших бизнесменов к этому будет перспектива выхода на мировые рынки.

Список литературы

1. Измайлова М.А. Деловая беседа. / М.А. Измайлов. — М.: Дашков и Ко, 2007.    
2. Коэн Г. Искусство вести переговоры и заключать сделки. / Г. Коэн. — М.: Прогресс-Арт, 2006.  
3. Кузин А. В. Деловая культура. / А.В. Кузин. — М.: Ос-89, 2006.    
4. Панфилова А.П. Деловое общение в профессиональной деятельности. / А.П. Панфилов. — СПб.: 2003.    
5. Шеламова Г. М. Деловая культура и психология общения. / Г.М. Шеламов. — СПб.: Академия, 2004.    

• Реферат на тему: Культурная социология как направление социологии
• Реферат на тему: Психологическое направление в российской социологии
• Реферат на тему: Современное государство и церковь
• Реферат на тему: Социологические воззрения Огюста Конта
• Реферат на тему: Мультимедийные СМИ в системе массовых коммуникаций
• Реферат на тему: Социология революции П. Сорокина
• Реферат на тему: Развитие социологической мысли в Советской России: основные этапы и имена
• Реферат на тему: Ролевая теория личности
• Реферат на тему: Понятие стратификации
• Реферат на тему: Возможности манипулирования общественным мнением посредством СМИ в современном обществе
• Реферат на тему: Социально-экономическая адаптация населения в современной России
• Реферат на тему: Методологические подходы изучения нетрадиционных религиозных движений в социологии

В чём отличие книжного и разговорного стилей

Книжный стиль — это обдуманное содержание, которое, как правило, составлено заранее.

Его применяют для обращения ко многим людям. Он отвечает за эстетику (вкус и красоту) и коммуникацию.

Разговорный стиль применяется, чтобы установить контакт и передать свои эмоции.

Оба стиля могут быть представлены в письменной и устной формах. Так, научный доклад можно подготовить устно, а диалог с приятелем можно провести и письменно, например в форме смс-сообщений.

Книжный стиль — это монолог. Он не требует присутствия других участников/слушателей. Разговорный стиль — это речь-диалог.

Многие учёные считают, что книжный стиль более экспрессивный, то есть выразительный. В нём присутствует эмоциональный окрас. Для его создания авторы используют средства выразительности: метафоры, эпитеты, анафоры и т. д.

Особенности делового общения

Почему же деловая коммуникация требует предварительной подготовки к общению заранее? Во-первых, люди не просто так тратят личное и рабочее время на официальные встречи, и никто не захочет ждать, пока инициатор соберется с мыслями. Во-вторых, не всегда вторая сторона заинтересована в каком-либо взаимодействии либо же настроена на сотрудничество, но видит его совершенно иначе.

Как известно, второго шанса на первое впечатление не будет. Необходимо уметь наладить контакт, чтобы все участники получили настрой для обсуждения. Если вторая сторона изначально не планировала совместную работу, то следует хотя бы заинтересовать собеседника и договориться с ним о встрече в более удобное время.

На международном уровне имеются свои особенности деловой коммуникации, ведь разные культурные особенности могут сильно мешать ходу переговоров. Например, американцы привыкли приходить на встречу вовремя и после короткого приветствия переходить к делу. Арабы тоже пунктуальны, но деловой разговор начинают издалека, сначала обсуждая природу-погоду-еду. Итальянец не видит ничего ужасного в опоздании на встречу и тоже приступает к деловой дискуссии не сразу. А японец станет избегать прямого взгляда во время разговора.

Таким образом, мы узнали, что такое деловая коммуникация, в чем ее особенности, какие формы, виды и стили для нее характерны.

А если поподробнее?

Первый, базовый уровень – коммуникация. Он позволяет обмениваться сведениями, используя язык, традиции, иные особенности, объединяющие собеседников и позволяющие им понять друг друга.

Интерактивный – второй, более высокий уровень. Он предполагает наличие взаимоотношений

При этом важное влияние оказывают личностные особенности персоны

Перцептивный уровень – это диалог между культурами. О нем говорят, когда взаимно пытаются понять друг друга представители отличающихся лингвокультурных сообществ. Изучение именно этого уровня привлекает многих ученых, лингвистов и социологов, психологов. Коммуникативное поведение и перцептивный уровень взаимодействия связаны меж собой, поскольку именно этот уровень предназначен для передачи собеседнику намерений, целей, которые есть у говорящего.